GUIDA APPROSSIMATIVA SU ACCESS

INTRODUZIONE

DATABASE

TROVARE E APPLICARE UN MODELLO

CREARE UN DATABASE PARTENDO DA ZERO

AGGIUNGERE UNA TABELLA

IMPORTARE O COLLEGARE DATI DI UN'ALTRA ORIGINE

CREARE UN QUERY DI SELEZIONE

CREARE UNA MASCHERA DIVISA

CREARE UN REPORT

ESEGUIRE IL BACKUP DEL DATABASE


Ciao e benvenuto nella guida approssimativa (MOLTO APPROSSIMATIVA) su ACCESS
FORZA!! scegli un'argomento dal menu.

Access e' uno strumento di progettazione e la distribuzione di applicazione database che e' possibile utilizzare per tenere traccia delle informazioni importanti.
E' possibile mantenere i dati nel computer oppure e' possibile pubblicare sul Web, in modo che altri utenti potranno usare il database in un web browser.
Molti utenti iniziano a utilizzare Access quando l'applicazione utilizzata per tenere traccia di determinati dati diventa meno adatta per i propri scopi. Si supponga ad esempio di essere un organizzatore di eventi e di voler tenere traccia di tutti i dettagli necessari per organizzare eventi di successo.
Se a tale scopo si utilizza un elaboratore di testo o un foglio di calcolo, in breve tempo ci si ritrovera' con dati duplicati e incoerenti. I programmi per la gestione dei calendari, inizialmente adatti allo scopo, non consentono invece di tenere traccia delle informazioni finanziarie in modo adeguato.

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Per tenere traccia di tali informazioni, e' talvolta necessario utilizzare un database relazionale, ovvero un archivio di dati che sono stati suddivisi in insiemi di dati di dimensioni inferiori, denominati tabelle, allo scopo di eliminare la ridondanza e quindi messi in relazione tra loro sulla base di informazioni comuni, denominati campi. Un database relazionale per l'organizzazione di eventi puo' ad esempio contenere una tabella con le informazioni sui clienti, una tabella con le informazioni sui fornitori e una tabella con le informazioni sugli eventi. La tabella contenente le informazioni sugli eventi puo' includere un campo che consente di correlarla alla tabella dei clienti e un campo che consente di correlarla alla tabella dei fornitori. In tal modo, ad esempio, se il numero di telefono di un fornitore cambia, e' sufficiente modificare tale informazione una sola volta nella tabella dei fornitori anziche' in ogni evento che interessa il fornitore. Access e' uno strumento che puo' essere utilizzato per sviluppare in modo semplice e rapido applicazioni di database relazionali per la gestione delle informazioni. E' possibile creare un database per tenere traccia di qualsiasi tipo di informazioni, ad esempio inventario, contatti professionali o processi aziendali. Access include infatti modelli che e' possibile utilizzare per tenere traccia di una vasta gamma di informazioni e che semplificano notevolmente il lavoro anche per un principiante.

In Access e' disponibile un'ampia gamma di modelli che consentono di velocizzare il processo di creazione dei database. Per modello si intende un database gia' pronto in cui sono contenuti tutti i report, tabelle, query e maschere necessari per l'esecuzione di un'attivita' specifica. Sono disponibili, ad esempio, modelli che possono essere utilizzati per tenere traccia dei problemi, per gestire contatti o per registrare le spese. In alcuni modelli sono presenti alcuni record di esempio che ne dimostrano l'utilizzo. E' possibile utilizzare i modelli di database disponibili oppure personalizzarli in base alle proprie esigenze.

Per trovare e applicare un modello di database, eseguire le operazioni seguenti:

Il database verra' creato e aperto per l'utilizzo.

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Per creare un nuovo database, eseguire le operazioni seguenti:

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E' possibile aggiungere una nuova tabella a un database esistente utilizzando gli strumenti disponibili nel gruppo Tabelle della scheda Crea.


NOTA : Nel gruppo Tabelle e' disponibile solo il comando Tabella per un database Web.

Indipendentemente dalla visualizzazione selezionata inizialmente, e' sempre possibile passare all'altra
mediante i pulsanti delle visualizzazioni disponibili sulla barra di stato della finestra di Access.

Creare una tabella vuota nella visualizzazione Foglio dati In visualizzazione Foglio dati e' possibile immettere i dati immediatamente. La struttura della tabella viene creata automaticamente da Access.
I nomi di campo vengono assegnati in ordine numerico (Campo1, Campo2 e cosi' via) e i tipi di dati di un campo vengono impostati in base al tipo di dati immessi.



Creare una tabella a partire dalla visualizzazione Struttura In visualizzazione Struttura viene creata innanzitutto la struttura della nuova tabella. Per immettere i dati, e' necessario passare alla visualizzazione Foglio dati, come nel caso di una maschera.

La visualizzazione Struttura non e' disponibile per le tabelle di un database Web.




Creare una tabella basata su un elenco SharePoint Un elenco SharePoint consente di utilizzare i dati anche a utenti che non dispongono di Access.
I dati dell'elenco vengono inoltre memorizzati in un server e risultano pertanto maggiormente protetti da possibili perdite rispetto ai file memorizzati in un computer desktop.
E' possibile iniziare con un nuovo elenco oppure eseguire il collegamento a un elenco esistente. E' comunque necessario disporre di autorizzazioni sufficienti sul sito di SharePoint in cui si desidera creare l'elenco.
Poiche' tali autorizzazioni possono variare in base al sito, e' necessario contattare l'amministratore di SharePoint per ottenere informazioni dettagliate sulle opzioni disponibili.

Questa caratteristica non e' disponibile in un database Web.

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E' possibile che si desideri utilizzare in Access dati raccolti o memorizzati in un altro programma. E' inoltre possibile che si utilizzino dati di origini diverse e che si desideri importarli tutti in una posizione
centralizzata per poterli analizzare in dettaglio.

Access consente di importare o collegare facilmente dati da altre applicazioni. E' ad esempio possibile importare dati da un foglio di lavoro di Excel, da una tabella in un altro database di Access,
da un elenco SharePoint o da un'ampia gamma di origini diverse. Sebbene il processo di importazione sia leggermente diverso in base all'origine dati, le istruzioni indicate di seguito consentono di eseguirne le operazioni iniziali.

I dati verranno importati automaticamente in una nuova tabella, che verra' successivamente visualizzata in Tabelle nel riquadro di spostamento.

Crea una query di selezione per concentrare l'attenzione solo su alcune colonne e ordina la query in visualizzazione Foglio dati.

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Una maschera divisa sincronizza le visualizzazioni Maschera e Foglio dati. Ad esempio, puoi usare la visualizzazione Foglio dati per individuare rapidamente un record e quindi la visualizzazione Maschera per modificarlo.

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Per evitare di perdere i dati, prendi l'abitudine di eseguire regolarmente il backup del database.

Created by Erik Mussini 4B TSP